ساخت داشبورد در اکسل یکی از کاربردی‌ترین مهارت‌هایی است که می‌توان در دنیای داده و گزارش‌گیری یاد گرفت. اگر به دنبال یک آموزش ساده و مرحله به مرحله هستید تا بدون سردرگمی بتوانید داشبورد طراحی کنید، این مقاله مخصوص شماست. در این آموزش یاد می‌گیریم که چگونه در محیط اکسل یک داشبورد حرفه‌ای بسازیم، از داده‌ها خروجی بگیریم و با ابزارهای مختلف اکسل کار کنیم. پس تا انتها همراه ما باشید.
داشبورد در اکسل چیست
داشبورد مجموعه‌ای از نمودارها، جدول‌ها و شاخص‌هاست که اطلاعات را به صورت تصویری و قابل فهم نمایش می‌دهد. در اکسل می‌توان با استفاده از ابزارهای مختلف مثل PivotTable، نمودارها، قالب‌های شرطی و توابع، یک داشبورد کامل طراحی کرد. این ابزار به کاربران کمک می‌کند تا داده‌های خام را به گزارش‌های گرافیکی تبدیل کنند و تصمیم‌گیری را آسان‌تر کنند.
پیش نیازهای ساخت داشبورد در اکسل
برای شروع این آموزش باید با چند ابزار پایه در اکسل آشنا باشید:
- آموزش کار با جدول‌ها و سلول‌ها
- آموزش فرمول‌نویسی پایه
- آموزش کار با نمودارها
- آموزش استفاده از PivotTable
- آموزش قالب‌بندی شرطی (Conditional Formatting)
اگر با این مفاهیم آشنا نیستید، پیشنهاد می‌کنیم ابتدا یک دوره آموزش مقدماتی اکسل را بگذرانید.
مرحله اول ورود داده‌ها
در اولین گام، باید داده‌های خامی که قصد دارید آن‌ها را تحلیل کنید، وارد فایل اکسل کنید. این داده‌ها می‌توانند شامل اطلاعات فروش، عملکرد کارکنان، هزینه‌ها و هر داده‌ای که قابل اندازه‌گیری باشد باشند. مطمئن شوید که ستون‌بندی‌ها واضح و بدون خطا هستند. برای راحتی کار بهتر است داده‌ها را در قالب جدول (Table) قرار دهید تا در مراحل بعدی راحت‌تر بتوانید آن‌ها را فیلتر یا تحلیل کنید.
مرحله دوم استفاده از PivotTable
پس از وارد کردن داده‌ها، از طریق زبانه Insert گزینه PivotTable را انتخاب کنید. با استفاده از این ابزار می‌توانید اطلاعات را بر اساس فیلدهای مختلف گروه‌بندی کنید. مثلاً می‌توانید مجموع فروش هر ماه، یا تعداد محصولات فروخته شده توسط هر کارمند را مشاهده کنید.
- آموزش فیلدگذاری در PivotTable
- آموزش دسته‌بندی با Drag and Drop
- آموزش استفاده از Slicer برای فیلتر سریع
مرحله سوم ساخت نمودارها
در داشبوردها نمودارها اهمیت بالایی دارند. با استفاده از داده‌های PivotTable، می‌توانید نمودارهایی مثل Column، Line یا Pie طراحی کنید. نمودارها باید ساده، خوانا و متناسب با نوع داده باشند. نکاتی که در این مرحله باید رعایت کنید:
- استفاده از رنگ‌بندی مناسب
- حذف المان‌های اضافی
- آموزش تنظیم محورهای نمودار
- آموزش نمایش مقادیر به صورت درصد یا عدد
مرحله چهارم قالب‌بندی شرطی
برای اینکه داشبورد شما تعاملی‌تر و حرفه‌ای‌تر شود، از ابزار Conditional Formatting استفاده کنید. این ابزار کمک می‌کند تا سلول‌هایی با مقادیر خاص به صورت رنگی نمایش داده شوند. به عنوان مثال:
- اگر فروش کمتر از عدد مشخصی باشد رنگ قرمز نمایش داده شود
- اگر مقدار سود بالای عدد خاصی باشد با رنگ سبز نمایش داده شود
این قالب‌بندی باعث می‌شود اطلاعات مهم سریع‌تر دیده شوند.
مرحله پنجم طراحی فضای داشبورد
در این مرحله، تمامی عناصر طراحی شده شامل جدول، نمودار و فیلترها را در یک صفحه جداگانه قرار دهید. به نکات زیر توجه داشته باشید:
- استفاده از یک Sheet مجزا با نام Dashboard
- آموزش قرار دادن عنوان و توضیحات
- آموزش تنظیم اندازه نمودارها و فیلترها
- آموزش استفاده از اشکال گرافیکی برای زیباسازی
بهتر است همه عناصر با فاصله مناسب و در یک ساختار منظم قرار گیرند.
مرحله ششم تهیه خروجی و اشتراک‌گذاری
پس از اتمام طراحی داشبورد، می‌توانید از آن خروجی بگیرید یا آن را به صورت فایل PDF یا Excel برای دیگران ارسال کنید. برای تهیه خروجی:
- آموزش استفاده از گزینه Export to PDF
- آموزش تنظیم چاپ (Page Layout)
- آموزش محافظت از فایل با Password
- آموزش اشتراک‌گذاری فایل از طریق OneDrive
جمع بندی
آموزش ساخت داشبورد در اکسل یک مهارت کلیدی برای هر کسی است که با داده‌ها سر و کار دارد. این آموزش به ساده‌ترین شکل ممکن مراحل ساخت داشبورد را به شما نشان داد. فقط کافی است تمرین کنید تا این مهارت برای شما تبدیل به یک ابزار کاربردی شود. اگر علاقه‌مند به یادگیری بیشتر در زمینه اکسل و مهارت‌های ICDL هستید، موسسه آموزشی فرهنگ نوین کلاس‌های آموزش ICDL را با بهترین اساتید و با محوریت آموزش پروژه‌محور برگزار می‌کند. شرکت در این دوره‌ها می‌تواند شروعی برای ورود حرفه‌ای‌تر به دنیای نرم‌افزارهای اداری باشد.
منابع
بدون نظر