مغایرت بانکی یکی از معمول ترین مسایل در حسابداری است که وقت و دقت زیادی از حسابداران می‌گیرد. در این مقاله آموزش گام به گام یک ترفند ساده و عملی در اکسل را یاد می‌گیرید تا بتوانید مغایرت بانکی را سریع تر و بدون خطا پیدا و ثبت کنید. این آموزش مناسب دانشجویان حسابداری و حسابداران شاغل است و تمرکز ما روی یک مسئله مشخص یعنی تطبیق دفتر با صورت حساب بانکی است.
چه چیزی لازم دارید برای این آموزش
یک فایل اکسل که دو شیت داشته باشد: شیت بانک و شیت دفتر. در شیت بانک ستون های تاریخ، شرح، مبلغ و شماره تراکنش و در شیت دفتر ستون های تاریخ، شرح، مبلغ و مرجع سند را آماده کنید. قبل از هر کار آموزش بررسی فرمت تاریخ و نوع عددها را انجام دهید تا تطبیق راحت شود.
مرحله 1 آماده سازی داده ها
در این آموزش ابتدا با حذف فاصله های اضافی و یکسان سازی فرمت ها شروع کنید. از توابع TRIM و VALUE استفاده کنید تا داده ها پاکسازی شوند. تاریخ ها را با تابع DATEVALUE یا تنظیم فرمت تاریخ یکسان کنید. این مرحله در آموزش پایه ای اکسل برای حسابداری اهمیت دارد چون هر اختلاف فرمت باعث عدم تطبیق می شود.
مرحله 2 ایجاد شناسه تطبیق
یک ستون کمکی در هر شیت بسازید که با ترکیب تاریخ و مبلغ و چند حرف از شرح یک شناسه یکتا تولید کند، مثلاً =TEXT(A2,”yyyy-mm-dd”)&”|”&ROUND(B2,2)&”|”&LEFT(C2,10) این شناسه کمک می کند تطبیق با VLOOKUP یا XLOOKUP یا MATCH ساده تر شود. در این آموزش استفاده از شناسه باعث کاهش خطای تطبیق می شود.
مرحله 3 تطبیق سریع با فرمول
در شیت دفتر از فرمول MATCH یا XLOOKUP برای یافتن شناسه در شیت بانک استفاده کنید. مثال: =IFERROR(XLOOKUP(E2,Bank!E:E,Bank!A:A,”NotFound”,0),”NotFound”) هر سلول که نتیجه NotFound بدهد نشان دهنده مورد باز است. این بخش مهم ترین ترفند این آموزش است چون با یک فرمول ساده می توانید لیست موارد باز را استخراج کنید.
مرحله 4 شناسایی و دسته بندی اقلام باز
پس از اجرای فرمول فیلتر روی ستون نتایج بگذارید و موارد NotFound را جدا کنید. موارد باز معمولا شامل چک های در جریان، کارمزدهای بانکی ثبت نشده، یا واریزی های بین بانکی هستند. در این آموزش برای هر نوع مورد باز یک کد وضعیت تعیین کنید تا در ثبت اصلاحی و جلسات مالی قابل پیگیری باشد.
مرحله 5 ثبت اصلاحی در دفتر حسابداری
برای هر مورد باز که نیاز به اصلاح دارد سند اصلاحی تهیه کنید. در آموزش ثبت سند توضیح دهید که آیا باید ثبت معکوس انجام شود یا ثبت اصلاحی جدید. مثال عملی: اگر کارمزد بانک ثبت نشده، یک سند هزینه کارمزد به تاریخ شناسایی شده ثبت کنید و در توضیح سند مرجع بانکی قید کنید.
ترفندهای سرعتی اکسل در این آموزش
از Conditional Formatting برای هایلایت تراکنش های مشابه استفاده کنید، از Pivot Table برای خلاصه گردش روزانه بهره ببرید و از Filter و Sort برای مرتب سازی سریع استفاده کنید. اگر با نسخه های جدید اکسل کار می کنید از XLOOKUP استفاده کنید چون پایدارتر و خواناتر است.
نکات عملی و خطاهای رایج در آموزش حسابداری مغایرت بانکی
همیشه دو مرتبه تاریخ و مبلغ را بررسی کنید، مراقب کارمزدهای بانکی و برگشتی بودن چک ها باشید، و اصلاحات را در پایان دوره مستند کنید. این نکات در هر آموزش حسابداری پایه باید تاکید شوند تا از اشتباهات بعدی جلوگیری شود.
نتیجه گیری و معرفی موسسه
این آموزش مرحله به مرحله نشان داد چگونه با یک فایل اکسل و چند فرمول ساده مغایرت بانکی را سریع و دقیق انجام دهید. اگر دنبال آموزش های عملی تر و دوره های تخصصی حسابداری هستید موسسه آموزشی فرهنگ نوین دوره های حسابداری را با بهترین اساتید و تمرکز روی مهارت های کاربردی و آموزش عملی برگزار می کند. در کلاس های حسابداری موسسه آموزشی فرهنگ نوین شما علاوه بر مفاهیم تئوری، آموزش های عملی مانند همین ترفند مغایرت بانکی با اکسل را تجربه می‌کنید تا آماده ورود به بازار کار شوید.
بدون نظر